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Las claves para que una reunión de trabajo sea efectiva

Ejecutivos y trabajadores consideran que las reuniones suelen ser poco eficaces.

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Las reuniones son fundamentales en la vida de cualquier empresa. Internas, externas, aburridas, entretenidas, útiles, lúdicas, personales, pueden ser de muchas formas pero el objetivo principal es que sean efectivas. Sin embargo, muchos ejecutivos consideran que suponen una pérdida de tiempo ya que la rutina que suelen seguir hace que los asistentes se sientan como meros espectadores.

De hecho, muchos ejecutivos y trabajadores consideran que esas eternas reuniones, tras una larga jornada de trabajo, son infructíferas e ineficientes. Según los expertos, algunos de los puntos visiblemente negativos de las reuniones son la interrupción del ritmo de trabajo, el incumplimiento de los horarios de entrada o salida y los cambios estructurales en el curso de los proyectos dedicados.

Sin embargo, son un elemento importante y decisivo en las compañías. En un contexto global y de lucha continua por aumentar la productividad y ser así más competitivo, las entidades buscan diferentes opciones para hacer que sus reuniones periódicas sean interesantes y, sobre todo, efectivas. Unos optan por las teorías de juegos para dinamizar sus encuentros. Otros, por reuniones fuera del ámbito laboral ya sea en una casa rural o un fin de semana en la playa para crear lazos entre los compañeros.

Pero, sin duda, algunas de las prácticas más interesantes y cada vez más utilizadas por las empresas pasan por aprovechar las nuevas tecnologías para optimizar las reuniones. No obstante, a pesar de la modalidad elegida hay que tener en cuenta varios puntos clave:

  • Es necesario planear meticulosamente el orden del día.
  • Crear un contenido ordenado y completo que evite la necesidad de reuniones futuras.
  • Abordar todos los puntos y periféricos que puedan existir para sacarle el máximo partido y aprovechar la presencia del grupo.
  • El contenido de las presentaciones ha de ser preciso, breve y escueto visualmente y, por otra parte, alegre y poco recargado en formato.
  • Seguir un patrón metodológico ayuda a aumentar la fluidez y el seguimiento de los temas abordados pero, sin embargo, agregar elementos diferentes en cada reunión provoca una mejor captación de estos mensajes que sorprenden y activan a los asistentes.

Con todos los requisitos sobre la mesa, es importante destacar que las nuevas tecnologías son una herramienta clave en nuestra forma actual de comunicarnos y puede serlo también como aparato optimizador de las reuniones. Empresas como PowerVote disponen de sistemas de interacción que permiten mantener a los asistentes involucrados en todos los puntos de la sesión mediante la participación. Además, miden el impacto de los mensajes transmitidos mediante el análisis posterior de los resultados. Así se crea una nueva forma de hacer las reuniones eficaces y de poder mejorar las siguientes, entendiendo las necesidades reales.

Por ello, es fundamental asegurar la conexión a internet en las reuniones ya que a parte de servir de apoyo ante cualquier problema o duda que pueda surgir durante la reunión, sirve para interactuar entre los asistentes y que se sientan así más cercanos a la reunión.

La inclusión de elementos tanto interactivos como audiovisuales aumenta el interés de los participantes y crea un valor añadido a la reunión. La nueva era de las reuniones ha llegado.

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