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Alcanzar la eficiencia empresarial con un software de gestión

Las hojas de Excel ya quedaron atrás cuando se trata de controlar las finanzas de la empresa, por tanto es importante elegir el mejor software.

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Las hojas de Excel ya quedaron atrás cuando se trata de controlar las finanzas de la empresa, por tanto es importante elegir el mejor software.
Un software de gestión de gastos para un control actualizado | Pixabay

En la era de la digitalización, la transformación tecnológica de las empresas es algo ya obligatorio. Sin embargo, todavía existen muchas empresas que están estancadas en métodos tradicionales, con procesos que implican papeleo y/o flujos lentos entre departamentos. El procesamiento de gastos de la empresa es uno de estos procesos. Gestionar los gastos de empresa es crucial a la hora de llevar las cuentas al día y no incurrir en costes innecesarios. Durante muchos años se han utilizado las hojas de Excel. Los trabajadores guardaban los tickets de compra, los entregaban al responsable contable y éste los insertaba, uno a uno, en un Excel para después contabilizarlos. Hoy en día existen diferentes tipos de software que permiten llevar un control actualizado de los gastos de forma automatizada.

No hay dos empresas iguales, por lo que las necesidades también son específicas para cada una. Encontrar el software de gestión que mejor se adapte a las necesidades de la empresa es muy importante. Klippa es una empresa holandesa que ofrece múltiples soluciones para la gestión administrativa y financiera. El objetivo de Klippa es automatizar los procesos manuales basados en papel con tecnología moderna. Una de las mayores áreas de aplicación de sus soluciones es la digitalización y automatización del procesamiento de gastos de empresa, con su módulo Gestión de Gastos. Disponer de un software en el cual el trabajador pueda subir el ticket de compra por sí mismo agiliza en gran medida todo este proceso. El contable sólo tiene que verificar que los datos introducidos son los correctos y aprobar el gasto para la posterior contabilización.

Existen diferentes programas especializados en la gestión de gastos. Es importante evaluar las características y funcionalidades de cada uno para elegir el que mejor se ajuste a las necesidades de la empresa. Estos son algunos criterios a considerar:

Cloud vs on-premise

Ambos métodos pueden funcionar bien para la empresa, pero hay algunas ventajas que decantan la balanza hacia un software basado en la nube. Un factor importante es la accesibilidad. Klippa Gestor de Gastos es cloud based, por lo que el usuario puede acceder a sus documentos 24/7, en cualquier lugar y momento. Un software on-premise requiere que el sistema esté instalado en el dispositivo, por lo que el usuario sólo tendrá acceso en caso de haberlo configurado previamente.

User-friendly app

Cuando hablamos de innovar, es muy importante que el cambio sea sencillo. El usuario está acostumbrado a métodos que ha utilizado durante años y no quiere invertir horas y horas aprendiendo a utilizar uno nuevo. Una app que sea fácil de utilizar es clave para dar el salto a la transformación digital. Un software de gestión normalmente consiste en tres sencillos pasos: subir el ticket, procesar el gasto y exportarlo al sistema contable. El Gestor de Gastos de Klippa incorpora, además, reconocimiento automático de texto. Esta tecnología, conocida como OCR (por sus siglas en inglés Optical Character Recognition) es capaz de reconocer y extraer automáticamente los datos relevantes del documento a procesar. Eliminar la entrada manual lleva consigo tres beneficios: ahorro de tiempo en el procesamiento, reducción de errores y reducción de costes.

Integración en el sistema contable

Otro factor a tener en cuenta a la hora de elegir el software es la exportación de los gastos al sistema contable. Existen diferentes métodos para realizar dicha exportación. El más conveniente es a través de una integración directa entre el software de gestión y el sistema contable. De esta forma, toda la información que ha sido procesada se sincroniza de forma automática. Si esta integración no es posible, es importante que el software de gestión permita generar exportaciones en diferentes formatos que sean aceptados por el sistema contable.

Las hojas de Excel ya quedaron atrás cuando se trata de controlar las finanzas de la empresa. Un software de gestión permite llevar este control de una forma más eficiente. El trabajador solo tiene que encargarse de subir el ticket y el contable recibirá automáticamente una notificación para procesar el gasto. Klippa Gestor de Gastos es un software que ayuda a dar este salto a la transformación digital.

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