Los canales éticos, también conocidos como canales de denuncias, canales de comunicación de irregularidades, etc., son cauces confidenciales que deben implantar las empresas y organizaciones con el objetivo de que pueden comunicarse conductas irregulares o que puedan implicar una violación, infracción, incumplimiento o vulneración de la legalidad vigente, de los códigos éticos o códigos de conducta y de las políticas y normas internas a nivel corporativo.
Hoy en día, la implementación de estos canales se ha convertido en una exigencia ineludible para el sector empresarial y para cualquier otro tipo de organizaciones —asociaciones, fundaciones, federaciones, etc.—. En este sentido, Libre Mercado ha contactado con Cayetano García Castro, responsable del departamento Corporate Compliance en Grupo Adaptalia. Mediante esta entrevista conocemos en profundidad esta figura y sus requerimientos legales, así como el trabajo desarrollado en Grupo Adaptalia por Cayetano y su equipo de abogados y consultores expertos en la materia.
¿Quién puede hacer uso de estos canales?
Esta cuestión es importante, puesto hay cierta tendencia a pensar que solo aquellas personas pertenecientes a la empresa u organización pueden hacer uso del canal ético o canal de denuncias, lo que daría lugar a los denominados "canales cerrados".
¿Quiere decir que existen diferentes tipos de canales?
Como digo, los "canales cerrados" serían aquellos destinados únicamente al personal de la empresa u organización.
No obstante, lo recomendable en mi opinión es la implementación de "canales abiertos", es decir, aquellos cuyo uso está también habilitado a las partes interesadas o stakeholders de la empresa u organización, tales como clientes, proveedores, socios, colaboradores, partners, administraciones o cualesquiera otros terceros con los que ésta mantenga o pudiere mantener relaciones de cualquier índole.
Asimismo, también suele distinguirse entre "canales internos" —gestionados por la propia empresa u organización— y "canales externos" —gestionados por una entidad externa—, si bien personalmente considero más adecuado hablar de "canales de gestión interna" frente a "canales de gestión externa".
¿Existe alguna normativa específica que regule los canales de denuncias o canales éticos?
Sin lugar a duda, por todo el auge que está teniendo, debemos destacar la Directiva de la Unión Europea 2019/1937, también conocida como "directiva sobre canales de denuncias" o "directiva whistleblowing", cuyo plazo de transposición al ordenamiento jurídico español finaliza este mismo mes de diciembre.
Esta Directiva obliga a implantar canales de denuncias a todas las entidades con 50 o más trabajadores.
¿Debe entenderse entonces que solo las empresas que se encuentren dentro de este umbral de trabajadores están obligadas a implantar este tipo de canales?
Ni mucho menos. El hecho de no alcanzar el umbral de 50 trabajadores no exime de la implantación de estos canales, pues existen numerosas normas que recogen de manera específica la implantación de canales éticos o canales de denuncias en el seno de las empresas y organizaciones.
La Ley Orgánica de Igualdad obliga a todas las empresas y organizaciones a establecer cauces o canales para comunicar posibles situaciones de acoso.
Asimismo, la Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo impone a todos los sujetos obligados por la propia ley la exigencia de implementar canales mediante los cuales se puedan comunicar incumplimientos de esta normativa, así como de las políticas y procedimientos implantados a nivel corporativo para dar cumplimiento a la misma.
De igual forma, todas aquellas empresas y organizaciones que tengan implantados o deseen implantar modelos o sistemas de gestión de Compliance, bien sobre la base del Código Penal, bien sobre la base de los estándares UNE/ISO existentes en la materia, deberán disponer de este tipo de canales.
Por otro lado, la reciente Ley Orgánica de Protección a la Infancia y a la Adolescencia frente a la Violencia también reitera la necesidad de articular cauces que permitan comunicar posibles situaciones de violencia sobre los menores de edad, destacándose los ámbitos de las entidades educativas, deportivas y de ocio.
¿Cuál sería, en su opinión, el mejor canal ético o canal de denuncias?
Esta es una percepción personal, pues cada profesional tendrá su propio criterio, pero, en mi opinión, el mejor canal sería aquel que reuniese los requisitos de ser "abierto" y "de gestión externa".
Por un lado, un "canal abierto" puede facilitar un mayor conocimiento de posibles incumplimientos, ya que su uso no solo estará restringido a los miembros de la empresa u organización, sino también a otros sujetos o entidades que, por su relación con la misma, pueden igualmente tener conocimiento de conductas inapropiadas.
Por otro lado, un "canal de gestión externa" garantizará una mayor confianza por parte de los posibles usuarios del mismo, especialmente si se trata de trabajadores de la empresa u organización, pues, como ha indicado la propia Fiscalía General del Estado, estos canales resultarán "tanto más eficaces cuanto mayor sea su nivel de externalización", puesto que ello permitirá "garantizar mayores niveles de independencia y confidencialidad".
Sin perjuicio de lo anterior, lógicamente el canal deberá reunir también una serie de requisitos, como son la posibilidad de anonimato, confidencialidad de las partes, protección de datos personales, facilidad de acceso y garantía de no represalias frente a los usuarios de buena fe.
¿Deben permitirse, por tanto, el anonimato?
Efectivamente, la Directiva establece la obligación de "disponer de mecanismos de denuncia anónima".
Como digo, es una posibilidad que debe garantizarse, de tal forma que será el potencial usuario el que finalmente decidirá si desea o no identificarse.
Una vez planteada una denuncia o comunicación, ¿cuál sería el procedimiento a seguir?
Describir el procedimiento me ocuparía muchas líneas, pero, en resumen y a grandes rasgos, podemos decir que, una vez recibida una denuncia o comunicación, deberá acusarse recibo de la misma, evaluar su admisión o inadmisión a trámite y, en caso de ser admitida, iniciar un proceso investigador destinado al esclarecimiento de los hechos. En este proceso se deberá recabar el testimonio de, entre otros, denunciante, denunciado y posibles testigos.
La investigación irá acompañada del correspondiente informe, en el que se recogerán, de forma objetiva e imparcial y sin valoraciones personales o subjetivas, los datos recabados durante el desarrollo del proceso investigador.
En última instancia y, si se demuestra la veracidad de los hechos denunciados o comunicados, procederá la aplicación de una sanción, lo cual se deberá llevar a cabo a través de los departamentos o personas que ejerzan funciones de Recursos Humanos, Relaciones Laborales o Asesoría Jurídico-Laboral.
Obviamente, la posible sanción a imponer deberá estar acorde con las normas establecidas en la legislación laboral y en el convenio colectivo que resulte aplicable.
¿Qué sanciones pueden imponerse por el incumplimiento de la obligación de implantar canales de denuncias?
El abanico de sanciones en este sentido es muy amplio y dependerá del ámbito normativo en el que nos movamos. Por ejemplo, la Directiva hace referencia a la necesidad de establecer sanciones efectivas, proporcionadas y disuasorias. Asimismo, la normativa de prevención del blanqueo de capitales establece sanciones mínimas de 60.000 €. En materia de igualdad, se han elevado recientemente las sanciones hasta los 225.018 €.
De igual forma, la falta de implantación de canales de denuncia puede determinar la invalidez de los modelos o sistemas de gestión de Compliance, lo que en última instancia podría conllevar multas de hasta 9.000.000 € o de hasta 12 veces el valor del perjuicio causado, al margen de otras sanciones, tales como disolución, suspensión de actividades, clausura de locales o establecimientos, prohibición de realizar en el futuro las mismas actividades, intervención judicial e inhabilitación para obtener subvenciones y ayudas públicas, para gozar de beneficios o incentivos fiscales o de la Seguridad Social o para contratar con el sector público.
¿Qué servicios prestan ustedes desde Grupo Adaptalia en materia de canales éticos o canales de denuncias?
Desde nuestra consultora prestamos un servicio integral, que abarca desde la propia implantación técnica del canal como tal, hasta la realización de las investigaciones derivadas del planteamiento de la denuncia o la comunicación.
¿Cuáles considera que son los principales problemas a los que se enfrentan los canales éticos o canales de denuncias?
En mi opinión, son tres los principales problemas o retos a los que se enfrentan los canales éticos o canales de denuncias.
En primer lugar, no deben percibirse estos canales como mecanismos a utilizar por "chivatos", sino como cauces cuya utilización implica una imagen empresarial u organizacional ética y transparente, lo que en última instancia garantizará el cumplimiento de la legalidad vigente y de las normas internas de las empresas y organizaciones.
En segundo lugar y, como consecuencia de lo anterior, la implantación de canales éticos o canales de denuncias no debe percibirse como un gasto, sino como un instrumento que siempre garantizará el retorno de la inversión ("ROI", por sus siglas en inglés), ya que determinan la reducción del fraude interno, la prevención de sanciones y la mejora de la transparencia.
En tercer lugar, debe fomentarse la implantación de "canales de gestión externa", pues solo de esta forma se podrá afianzar la confianza en estos cauces por parte de los posibles usuarios, ya que, en otro caso, el recelo, la incertidumbre o la aprehensión a la utilización de los mismos impedirá la consecución de los objetivos perseguidos con su implantación.