Una herramienta EPM (siglas de Enterprise Performance Management) es un término que contiene todas las herramientas destinadas a dar soporte a los procesos de gestión de proyectos de una determinada empresa.
A diferencia de lo que podamos pensar, este tipo de herramientas no son nuevas. Sin embargo, en los últimos tiempos se han vuelto cada vez más populares.
Dependiendo de lo que cada empresa necesite, se pueden encontrar soluciones EPM muy variadas: por ejemplo, existen formato de aplicación u online, con una mayor o menos cantidad de módulos, de software propietario o libre, incluso también hay soluciones propias.
Principales usos de una herramienta SaaS
Control de proyectos:
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Una de las funciones más destacadas de una herramienta EPM es la carga de proyectos que estarán dentro de la cartera de la empresa.
Lo realmente interesante es que el sistema de control de acceso de los proyectos tuviera alguna gestión de permisos. Esto permitirá que tan solo los usuarios que estén autorizados puedan realizar determinadas acciones.
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Cuando se hayan cargado los proyectos en el EPM SaaS, será necesaria una solución de planificación. Esta comprende muchos recursos que van desde la creación de calendarios en los que se indiquen los recursos disponibles, la carga de trabajo (en formato de tareas e hitos), precios y diferentes eventos que se puedan llevar a cabo durante el proyecto.
Dentro de la planificación, y dependiendo de cada herramienta, podemos encontrar una mayor o menor cantidad de detalle. Cuanto más flexible sea la herramienta, mejor servicio proporcionará al usuario.
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En cuanto a la solución de guardado, es muy importante que el software ERP permite guardar diferentes líneas base. Es la forma de determinar cómo ha evolucionado el planning a lo largo del tiempo de vida útil del proyecto. Esta función tiene muchos usos: por ejemplo, hacer un balance en cualquier momento. Así sabremos qué mejorar de cara a proyectos en el futuro.
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En la solución de reporting deben existir mecanismos que permitan reportar cualquier problema o riesgo que se puedan presentar. El objetivo de estos datos es poder prever cualquier evento que pueda afectar al desarrollo normal del proyecto y que pudiera hacer peligrar el cumplimento del mismo (tanto en calidad, coste o precio).
Hoy en día es posible encontrar muchas herramientas EPM SaasS que permiten llevar a cabo el proceso de reporting de forma online. Esta fórmula es mucho más práctica, ya que tan solo requerirá de un navegador y de la autorización para acceder al portfolio.
Gestión de los datos del proyecto
Hay dos fórmulas de llevar a cabo la gestión de la información en el proyecto:
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O bien se utiliza una herramienta externa para gestionar informes que ya exista en la entidad.
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O bien se utiliza la funcionalidad incluida dentro de la herramienta de EPM SaaS.
En cualquier caso, esta gestión debería permitir una organización a nivel de macro-proyecto. La idea de esta vista es poder visualizar todo el plan de forma global y después ir descendiendo a niveles con una vista más específica.
Una de las ventajas de usar una herramienta EPM SaaS es que suele contar con códigos de colores que nos permite indicar cuál es el estado de cualquier proyecto. Así, con tan solo echar una rápida mirada, podremos saber si necesita atención o no.
Lo más lógico sería marcar con el color rojo si algo va mal, al amarillo para algo que se podría mejorar y el verde para lo que va bien, como si fuese un semáforo.
Integración de bases de datos
Esta es otra de las razones para incluir un EPM en tu empresa. Gracias a esto, es posible asignar los datos de la empresa una sola vez en el sistema y conseguir que esta información la usen todos los colaboradores (se pueden asignar permisos para evitar accesos no autorizados).
Lo que se consigue con este sistema es evitar datos redundantes y duplicados.
Hay muchos datos que se deberían registrar en las bases de datos, como los presupuestos, compras, activos, ventas…
Permite optimizar el tiempo
Al invertir en un EPM se puede mejorar el trabajo colectivo entre los empleados. Cada minuto que se invierta en cada tarea será más efectivo.
Los EPM, de la misma manera que los buscadores que usamos en Internet a diario, tienen su propio buscador dentro de la base de datos. Así, si se quiere encontrar una información específica, se podrá hacer en un tiempo récord.
Además, con un EPM también se puede reducir la incertidumbre. Esto es debido a que en todo momento podremos tener a la vista el estado actual de los KPI’s definidos, permitiéndonos ejecutar acciones correctivas antes de que la cosa vaya a peor.
Ahora que ya sabes para qué sirve una herramienta EPM, es el momento de elegir la más adecuada para integrar en tu empresa.