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Las empresas eficientes automatizan sus procesos con OCR

Estos softwares integran múltiples módulos que gestionan cada una de las partes del negocio.

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La mayoría de las empresas integran diferentes departamentos. Estos departamentos, a su vez, están integrados por diferentes personas responsables de las diversas funciones que desencadenan la actividad del negocio. Para que la empresa funcione correctamente, los departamentos deben estar bien conectados. Esto no suele ser un problema para las pequeñas empresas, pero a medida que el tamaño aumenta, la comunicación entre departamentos y la toma de decisiones puede convertirse en un reto. Gracias al avance tecnológico estos procesos están cada vez más automatizados, lo que agiliza la intercomunicación de la empresa.

Hoy en día se habla de SaaS, Software como Servicio (por sus siglas en inglés, Software as a Service). SaaS es una de las formas más populares de modelo de software que consiste en utilizar una solución externa lista para utilizar en la empresa. Los ERP son un ejemplo de SaaS. Estos softwares integran múltiples módulos que gestionan cada una de las partes del negocio, así pues son una herramienta clave para la gestión empresarial. Esto ha supuesto una gran ventaja para las empresas, ya que todos los procesos se llevan a cabo a través del sistema, lo que facilita en gran medida la toma de decisiones y el control de las diferentes actividades.

La tecnología va un paso más allá. Los ordenadores son capaces de leer información de documentos utilizando un motor OCR (por sus siglas en inglés Optical Character Recognition). Es una tecnología que permite leer y extraer los datos de cualquier documento de forma automática. Klippa es una empresa holandesa que lleva 5 años ofreciendo múltiples soluciones para la gestión administrativa y financiera. Klippa apoya la integración de su motor OCR, desarrollado internamente, en cualquier ERP o software de gestión. La implementación de API es sencilla y rápida, y aporta un valor añadido al sistema muy valorado por los clientes, por lo que es una solución cada vez más demandada por las empresas desarrolladoras de software.

Existen diferentes casos de uso de esta tecnología, como puede ser "Know your customer" al extraer datos de documentos de identidad para crear el perfil del cliente o data mining para elaborar nueva información a partir de bases de datos. Sin embargo, el caso de uso principal es el procesamiento financiero. Cuando el documento (ya sea una factura o ticket, pasaporte o cualquier otro tipo de documento) entra en el software de gestión o ERP de la empresa, se envía a la API, donde el OCR extrae automáticamente los datos y los envía de nuevo al software en cuestión de segundos. Este método pone fin a la entrada manual de datos. El ahorro de tiempo en el procesamiento de estos documentos permite a los trabajadores centrarse y dedicarse a tareas más relevantes para el crecimiento del negocio. Además de esta clara ventaja, el OCR también reduce los errores cometidos con la entrada manual, ya sea un error tipográfico o incluso la contabilización de un documento duplicado. La tecnología OCR proporciona una herramienta que mejora la eficiencia en la gestión documental.

Son cada vez más las empresas que se mueven hacia estas soluciones provistas por terceros, lo que hoy en día se conoce como Everything as a Service. Cuando se trata de la gestión del negocio, estas soluciones son muy convenientes. Klippa es una empresa que aporta a este ERP o software de gestión la herramienta clave, OCR, para culminar la transformación digital de la empresa.

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